こんにちは！
Katsuです！
4連休はみなさんいかがお過ごしでしょうか？
我慢の4連休とも言われているので、外出はみなさん自粛しましょう。
国が動かないのなら私たちも動かない方がいいですね。
さて、自己啓発第２弾は「PDCAサイクル」についてです。新卒の研修やビジネス本でも一度は聞いたことがあると思います。一時期PDCAにはまってた時がありました笑
今でも意識はしていますが、前よりはガンガン回してはいません。このPDCAサイクルはみなさん一度は真剣に回した方がいいかと思います。
それでいきましょう！
①PDCAサイクルとは？
まず、PDCAサイクルとは何か。
Plan（計画）、Do（実行）、Check(振り返り、評価）、Action（改善）のそれぞれ頭文字を取った言葉です。このPDCAを回すことで業務の効率化や仕事の見える化、目標達成までの見える化など、幅広い業種に使える考え方になります。また自分の1日、1週間、1ヶ月の行動を振り返ることもできるので、次はどのように動けばいいのかを自分なりに分析することができます。
それでは、具体的にどうすれば良いのか説明していきます。
①-2 Plan（計画）
まずは、計画です。目標達成するためどう動くのか、どう顧客にアプローチするのか、タスクの優先順位を明確化していきます。この際あまりにも自分に厳しい計画にすると、今後のPDCAを回す際にモチベーションを下げることにつながるので、無理のない計画且シンプルな計画を初めのうちは立てることをお勧めします。慣れてきたらより具体的に考えていいかもしれません。
①-2 Do（実行）
次は実行。言葉の通りです。計画したことをひたすら実行します。この際行動した結果などをメモでもなんでもいいので、残すようにしましょう。この後のCheckの部分で使うことになりますので、具体的な結果を残します。
たとえばテレアポ100件を計画したところ80件しかできなかったことや会話の内容をしっかりメモ、記憶して残してください。
①-3 Check(振り返り、評価）
振り返り、評価で行うことは実行し部分のよかった点や悪かった点の振り返りや客観的な分析を行います。その際に実行した際にメモをした結果を使うことができます。なぜうまくいったのか、なぜダメだったのかをしっかり振り返ることが大切です。正直ここの分野は時間をかけて行うことが大切です。でなければこのPDCAを回す意味がなくなってしまいます。
①-4 Action（改善）
最後は改善です。P~Cまで行った結果、次に行動する時はなにを改善すればいいのかを考えます。アポイントが取れなかったら、アプローチを変えてみたり、件数を増やすなどを考えます。目標達成に近づくためにどうすれば今回よりも良い成績、成果、実績を残せるかを考える段階です。
②PDCAはどの周期で回した方がいい？
さて、上記ではPDCAのそれぞれの意味をお伝えしました。ここからはPDCAを回すことについて話していきます。
PDCAを回すといってもどのぐらいの周期で回せばいいのか。1日？1週間？1ヶ月？
これは業種、業界によって変わってくるかと思います。例えば営業職であれば1日で回していく方がいいです。営業職は常に数字を求められる世界なので、1週間、1ヶ月ごとに回していては、ノルマを達成しないでその月が終わります。1日ごとに振り返り明日のアプローチを考えた方がノルマを達成する近道になります。
また、コンビニやスーパー、マーケティング関連は1週間もしくは2週間ぐらいがいいかもしれません。正直この業界はすぐに成果を出すことが難しいと思います。検証の期間が必要となってくるので、細かい分析が必要となります。もちろん1日ごとに行ってもいいと思いますが正確性に欠けるのではないかと思います。
もちろん事務職でもPDCAサイクルは応用できます。自身のタスクをしっかり把握する効果もあるので、計画性のある仕事ができます。1日もしくは1週間ごとに回すのが最適かと思います。
ここまで書いているように、平均1日〜1週間でPDCAサイクルを回すことをお勧めします。
なかなか目標達成できない、成果が見えない時に応用してみてはいかがでしょうか。
③PDCAサイクルを回す前にやること
さて、実際にPDCAを回すのですがその前に目標設定をしなければ何に向かってPDCAを回すのかがわからなくなります。PDCAのメリットは目標を見える化できることです。 これをすることによって目標達成をするタスクや行動量が明確になります。
目標は短期的目標、中期的目標、長期的目標の三段階に考えた方がいいのですが、今回に関しては短期的目標のみでも大丈夫です。短期的目標は1〜3ヶ月ぐらいのスパンで見ていた方がいいですね。特に営業は月の目標達成というところは短期的目標になります。
営業職で例えますが、成約10件が月の目標だと仮定した際に目標を逆算していきます。何件顧客にアプローチが必要か、テレアポが必要か、商談は何件行い何件成約を取れるかを逆算します。
わかりづらいので、SES営業を例に取って説明します。
上記の数字の目安は会社によって考え方が変わるので、すべてSES会社がこのようにやっているわけではありません。このように目標を設定したら目標に対して細く数字を出します。成約1件取るには、面談5件を組む必要があります。また面談1件組むには提案を10件する必要がある・・・というように必要件数の洗い出しを行います。そうすることで1日でどのように動かなければいけないのかが明確になります。
なので、PDCAサイクルを回す際は下記になります。
1日の目標面談設定1件
P:提案10件、新規開拓10件、既存顧客へ電話20件
D:Pを実行
C:面談設定なし、提案8件、新規開拓4件、既存顧客へ電話15件
→案件数、人材が足りなかったので10件提案が達成できなかった
フォローコールが足りず、メールの顧客が気づかず話が進んでいなかった
担当者が不在にしており、会話ができなかった
A:・取引先社数確保するために新規開拓の件数を10件から20件に変更
・提案メールを送ったらフォローコールを行い、メールに目を通してもらう
・午前中に電話を行い、つながる確率をあげる
上記のようにC、Aの時点で課題がかならず見つかります。最初は内容が薄くても問題ないです。慣れてくればより具体的なやり方などを考えられるようになります。これを毎日やり続ければ必ず成果につながることができます。そして、最後は無意識でPDCAサイクルを回せるようになり、仕事のモチベーションも上げることができます。
④目標が立てられない場合は？
中には目標を明確に立てらないこともあると思います。その場合はToDoリストを意識しましょう。ToDoリストは今日1日やらなければならないことを洗いざらいにします。そうすることで目標がなくても今日1日やることがわかるので、とてもおすすめのやり方です。もちろんPDCAサイクルを回す中でも活用できるやり方です。
⑤まとめ
PDCAサイクルはしっかり意識してやることで仕事の成果に繋がっていきます。私も現職でPDCAを意識して、入社初月から契約、その後も継続的契約を続けています。通勤中や帰る時でも頭の中でも考えられるので、手軽にできるやり方です。研修や本ではよく見るけどやったことがない人はぜひやってみてください。仕事を見える化することで、仕事も楽しくなってきます。
では、自己啓発第2弾はここまでです！
またお会いしましょう！
